DMS-System für die
mittelständische Industrie
Ordnung, Auffindbarkeit
und Rechtssicherheit für alle Geschäftsdokumente.
DMS-System: Dokumentenmanagement für die Fertigungsindustrie
In der Fertigungsindustrie entstehen täglich große Mengen an Dokumenten – Verträge, Lieferantenunterlagen, Prüfprotokolle, Rechnungen. Ohne ein zentrales Dokumentenmanagementsystem (DMS) verteilen sich diese schnell über Netzlaufwerke, E-Mail-Postfächer und Papierordner. Ein DMS bringt Ordnung in diese Datenflut, macht Dokumente jederzeit auffindbar und sorgt dafür, dass gesetzliche Aufbewahrungspflichten zuverlässig eingehalten werden.
Was ein DMS leistet
Ein DMS erfasst, verwaltet und archiviert Dokumente zentral – unabhängig davon, ob sie digital entstehen oder eingescannt werden. Über Versionierung bleibt nachvollziehbar, wer wann welche Änderung vorgenommen hat, und Freigabe-Workflows sorgen dafür, dass Dokumente erst nach definierten Prüfschritten verbindlich werden.
Typische Anwendungsfälle
Ein DMS bildet die zentrale Ablage für die wichtigsten Dokumenttypen der Fertigungsindustrie:
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Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs)
insbesondere bei der Zusammenarbeit mit neuen Kunden oder Lieferanten, wo vertrauliche Konstruktions- oder Prozessdaten ausgetauscht werden -
Dokumente aus Vertrieb, Beschaffung und Produktion
Angebote, Bestellungen, Lieferantenverträge, Produktionsaufträge und die dazugehörige Korrespondenz, jeweils dem passenden Vorgang zugeordnet -
Eingangsrechnungen
zentral erfasst und in den Freigabeprozess eingebunden, statt in Einzelpostfächern zu verschwinden -
Archivierte Ausgangsrechnungen
revisionssicher und GoBD-konform über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg -
E-Mails
insbesondere geschäftsrelevante Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten, die andernfalls nur schwer auffindbar in persönlichen Postfächern liegt -
Personaldokumente
mit besonders strengen Zugriffsrechten, da hier sensible personenbezogene Daten betroffen sind
Rechtssichere Archivierung
Ein zentrales Thema für jedes DMS ist die Einhaltung der GoBD-Vorgaben: Dokumente müssen unveränderbar, nachvollziehbar und über die gesetzlich vorgeschriebenen Fristen hinweg aufbewahrt werden.
Abgrenzung zu PDM
DMS und PDM werden häufig verwechselt, decken aber unterschiedliche Bereiche ab: Ein DMS verwaltet allgemeine Geschäftsdokumente – etwa Verträge, Rechnungen oder Prüfprotokolle –, während ein PDM-System auf technische Konstruktionsdaten spezialisiert ist: Zeichnungen mit Geometriedaten sowie Form- und Lagetoleranzen, CAD-Dateien aus den jeweiligen CAD-Systemen und 3D-Datenmodelle.