DMS-System einführen
Ablauf, Zeitrahmen und
Erfolgsfaktoren im Überblick.
Projektablauf
Am Anfang steht die Bestandsaufnahme vorhandener Dokumente und Ablagestrukturen, gefolgt von der Konfiguration des DMS, der Migration von Altdaten und einer Testphase vor dem produktiven Einsatz.
Kurze Einführungszeiten bei EVO
Die Einführung eines DMS bei EVO dauert typischerweise deutlich kürzer als der in der Branche oft übliche Zeitrahmen von mehreren Monaten.
Warum die Einführung bei EVO schneller geht
Vorkonfigurierte Ablagestrukturen für die Fertigungsindustrie sowie ein erfahrenes Projektteam reduzieren den Abstimmungsaufwand erheblich.
Altdaten-Migration
Bestehende Dokumente aus Netzlaufwerken oder Altsystemen werden strukturiert übernommen, statt manuell neu erfasst werden zu müssen.
Datenübernahme aus anderen DMS-Systemen bei Ablösung alter Systeme
Wird ein bestehendes DMS abgelöst, müssen nicht nur die Dokumente selbst, sondern auch Metadaten, Versionshistorie und Zugriffsrechte strukturiert übernommen werden. Eine saubere Migrationsstrategie stellt sicher, dass keine Dokumente verloren gehen und die Nachvollziehbarkeit über den Systemwechsel hinweg erhalten bleibt – gerade bei Dokumenten, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen, ein entscheidender Punkt.
Akzeptanz im Unternehmen schaffen
Ein DMS verändert eingespielte Abläufe. Frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden und klare Kommunikation der Vorteile – schnelleres Wiederfinden, weniger Sucherei – erhöhen die Akzeptanz deutlich.