DMS-Funktionen im Überblick
Diese Bausteine sorgen für eine
geordnete, rechtssichere Dokumentenverwaltung.
Dokumentenerfassung & Scanning
Papierdokumente lassen sich per Scan direkt ins DMS überführen, digital entstehende Dokumente werden automatisch erfasst. Beide Wege münden in derselben zentralen Ablage.
Versionierung
Jede Änderung an einem Dokument wird nachvollziehbar protokolliert. So lässt sich jederzeit erkennen, welche Version aktuell gültig ist und wer welche Anpassung vorgenommen hat.
Workflow & Freigaben
Dokumente durchlaufen definierte Freigabeprozesse, bevor sie verbindlich werden – etwa bei Verträgen oder QM-Dokumenten, die eine Prüfung durch mehrere Personen erfordern.
Stichwortsuche für zusätzliche Dokumentinformationen (Metadaten)
Statt Ordnerstrukturen manuell zu durchsuchen, findet eine Stichwortsuche über hinterlegte Metadaten – etwa Dokumentart, Vorgang, Datum oder Ansprechpartner – das gesuchte Dokument gezielt, auch dann, wenn der Dateiname selbst wenig aussagekräftig ist.
Zugriffsrechte auf Einzelpersonen und Benutzergruppen
Nicht jedes Dokument darf jeder einsehen. Ein DMS regelt Zugriffsrechte granular – sowohl für einzelne Personen als auch für ganze Benutzergruppen –, sodass sensible Unterlagen nur den berechtigten Personen zugänglich sind.