GoBD-konforme Archivierung
Rechtssichere Aufbewahrung steuerlich relevanter Dokumente im DMS.
Revisionssichere Archivierung nach GoBD
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) legen fest, wie Unternehmen steuerlich relevante Dokumente elektronisch aufbewahren müssen. Für ein DMS in der Fertigungsindustrie ist die Einhaltung dieser Vorgaben ein zentrales Qualitätskriterium.
Was GoBD-Konformität konkret bedeutet
Dokumente müssen unveränderbar gespeichert werden, jede nachträgliche Bearbeitung muss nachvollziehbar protokolliert sein, und der Zugriff muss über den gesamten Aufbewahrungszeitraum hinweg gewährleistet bleiben.
Anforderungen an Aufbewahrungsfristen
Je nach Dokumentenart gelten unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen – häufig sechs oder zehn Jahre. Ein DMS muss diese Fristen sauber je Dokumentenart abbilden und automatisch überwachen können.
Typische Fehler bei der Archivierung
Häufige Fehlerquellen sind nachträglich veränderbare Dateiformate, fehlende Protokollierung von Änderungen oder eine Archivierung ohne klare Zuordnung zu Aufbewahrungsfristen. Solche Lücken fallen oft erst bei einer Betriebsprüfung auf – dann ist es zu spät.
Wie das DMS die Konformität sicherstellt
Ein GoBD-konformes DMS speichert Dokumente in unveränderbarer Form, protokolliert jeden Zugriff und jede Änderung lückenlos und ordnet jedes Dokument automatisch der richtigen Aufbewahrungsfrist zu.