E-Rechnung im ERP-System
Fristen, Formate und
sichere Umsetzung für Fertigungsunternehmen
E-Rechnung im ERP-System:
Was die Fertigungsindustrie jetzt wissen muss
Die E-Rechnungspflicht verändert die Rechnungsstellung in der Fertigungsindustrie grundlegend – und rückt mit dem 1. Januar 2027 in eine entscheidende nächste Stufe. Wer sein ERP-System jetzt nicht vorbereitet, riskiert Prozessbrüche in der Auftragsabwicklung. Dieser Leitfaden zeigt die aktuellen Fristen, die technischen Anforderungen und wie EVOcompetition als Industriesoftware den Übergang unterstützt.
Fristen der E-Rechnungspflicht im Überblick
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – ohne Übergangsfrist. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen bis Ende 2027 mit Zustimmung des Empfängers noch Papier oder PDF versenden. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die volle Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen, unabhängig vom Umsatz. Zulässige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD (aktuell Version 2.5, Stand Juni 2026) nach der europäischen Norm EN 16931.
Warum das ERP-System der zentrale Hebel ist
E-Rechnung ist kein reines Buchhaltungsthema, sondern betrifft den gesamten Auftrags- und Lieferprozess. Rechnungen entstehen im ERP-System direkt aus dem Auftrag heraus, greifen auf Stammdaten zurück und müssen am Ende revisionssicher archiviert werden. Wer die Umstellung isoliert in der Buchhaltungssoftware löst, ohne das ERP-System einzubeziehen, schafft neue Medienbrüche statt sie zu beseitigen.
Was Ihr ERP-System jetzt leisten muss
Ein zukunftsfähiges ERP-System muss strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD direkt aus dem Auftrags- und Rechnungsmodul erzeugen können. Ebenso wichtig ist der Empfang und die automatisierte Verarbeitung eingehender E-Rechnungen, ohne dass Mitarbeitende Daten manuell nacherfassen müssen. Hinzu kommt die revisionssichere Archivierung nach GoBD sowie eine nahtlose Anbindung an bestehende Vertriebs-, Produktions- und Controlling-Prozesse – ohne zusätzlichen Medienbruch.
So unterstützt EVOcompetition die Umstellung
EVOcompetition erzeugt und verarbeitet XRechnung und ZUGFeRD direkt im Auftragsprozess, ohne dass ein separates Konvertierungstool notwendig ist. Die Umstellung fügt sich damit in bestehende Abläufe ein, statt einen zusätzlichen Prozessschritt zu erzwingen.
Checkliste: Ist Ihr Unternehmen vorbereitet?
- Wissen Sie, ob Sie zur 800.000-Euro-Umsatzgrenze zählen?
- Kann Ihr ERP-System XRechnung und ZUGFeRD bereits empfangen?
- Ist die Ausstellung strukturierter Formate technisch vorbereitet?
- Ist die Archivierung GoBD-konform geregelt?
- Sind Verantwortlichkeiten im Unternehmen klar zugeordnet?
Häufige Fragen zur E-Rechnung im ERP-System
Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Ab dem 1. Januar 2027, sofern Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 Euro liegt. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen.
Was gilt als E-Rechnung – reicht eine PDF?
Nein. Eine PDF-Datei gilt nicht als E-Rechnung im gesetzlichen Sinn. Nur strukturierte Formate nach EN 16931, also XRechnung oder ZUGFeRD, erfüllen die Anforderung.
Welche Formate sind zulässig?
XRechnung sowie ZUGFeRD, aktuell in Version 2.5.
Muss ich als kleines Unternehmen auch handeln?
Ja, zumindest beim Empfang: Die Pflicht zum Empfang gilt seit 2025 ohne Ausnahme. Bei der Ausstellung greift für kleinere Unternehmen eine Übergangsfrist bis Ende 2027.
Sie möchten wissen, wie EVOcompetition Ihre Rechnungsprozesse auf E-Rechnung vorbereitet?